När ett företag låter en anställd använda en företagsägd bil handlar det om mer än att lämna över nycklarna. Det är ett gemensamt ansvar där både arbetsgivare och förare måste veta exakt vad som gäller. För att undvika missförstånd, konflikter och onödiga kostnader behöver alla företag en tydlig bilpolicy.
Det enklaste och mest beprövade sättet att göra detta är att upprätta ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon). Ett TRF-kort är den faktiska bilpolicyn för en specifik bil och en namngiven förare. Det är ett juridiskt bindande dokument som bekräftar att företaget upplåter bilen och att den utpekade föraren har rätt att använda den.
Varför en bilpolicy i TRF-kort är avgörande
Att låna ut en bil till en anställd kan verka enkelt, men det rymmer flera frågor som måste vara klara redan från start:
- Vem betalar självrisk om en olycka sker eller bilen får en skada?
- Vem ansvarar för böter och avgifter, som parkeringsanmärkningar eller trängselskatt?
- Vem ser till att service, besiktning och däckbyten genomförs i rätt tid?
- Vad händer med bilen när den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Utan ett tydligt skriftligt avtal kan dessa frågor leda till oenighet och oförutsedda kostnader. Ett TRF-kort gör att ansvar och regler är tydliga redan innan bilen rullar ut från företagets parkering.
Vad ett TRF-kort fastställer
Ett TRF-kort innehåller de centrala uppgifterna som gör bilpolicyn juridiskt bindande:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter blir det klart vem som får använda bilen och vilket ansvar som följer med. Kortet kan vid behov visas upp vid poliskontroller och fungerar som ett tydligt bevis på att upplåtelsen är godkänd av företaget.
Fördelar för både företag och förare
Att använda ett TRF-kort som bilpolicy ger flera tydliga vinster:
- Klara ansvarsgränser – företaget och föraren vet från början vem som ansvarar för skador, böter och underhåll.
- Minskad risk för konflikter – ett undertecknat dokument minimerar risken för missförstånd när något inträffar.
- Enkel och professionell hantering – varje bil får sin egen dokumentation, vilket gör det lätt att administrera både små och stora fordonsflottor.
- Trygghet för alla parter – både arbetsgivare och förare har ett juridiskt bindande underlag att luta sig mot.
Sammanfattning
En bilpolicy är mer än en formalitet – den är en central del av företagets riskhantering och ordning kring sina bilar. Genom att skapa ett TRF-kort får företaget en tydlig och juridiskt giltig bilpolicy för varje fordon och förare. Det gör ansvarsfördelningen glasklar och skapar trygghet både för företaget och för den anställde.
